Cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp

Email là công cụ hỗ trợ rất đắc lưc trong mọi lĩnh vực hiện nay nhất là với người đi làm. Làm thế nào để viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp dễ nhìn, tạo được thiện cảm với người  nhận và chuyên  nghiệp nhất là câu hỏi  được đặt ra với khá nhiều  người đặt ra.

Các thành phần chính để viết được email bằng tiếng anh

Các thành phần căn bản của email bằng tiếng anh:email thông thường gồm 6 phần chính là: greeting, opening comment, introduction, main point, concluding sentence, signing off.

Câu chào hỏi(greeting): đây được gọi là màn chào hỏi lịch sự khi bắt đầu một email. Chúng ta có thể sử dụng các cụm từ để chào hỏi như  Hi, Hello hoặc sử dụng từ Dear(gửi cho bạn bè và email không cần tính chất trang trọng). Nếu email mang tính chất trang trọng có thể sử dụng cấu trúc chào hỏi trang trọng: “Dear+title+surname”. Ví dụ: Dear Mr Nam. Trong trường hợp lần đầu gửi email mà không biết tên và giới tính của người nhận bạn có thể sử dụng cấu trúc “Dear sir/madam” để khởi đầu.

Hỏi thăm tình hình (Opening comment): đây là câu chào đầu hoặc câu mở đầu cho email. Ở phần này bạn nên hỏi thăm tình hình sức khỏe, công việc gia đình của người được nhận mail. Bạn nên sử dụng các cấu trúc như “how are you?”, “how are things?”.

Lý do gửi thư (Introduction): ở phần này bạn nên đưa ra lý do gửi mail này cho người nhận. Bạn có thể mở đầu nội dung của đoạn bằng những cụm từ như “I am writing to+verb”.

Nội dung chính (Main point): đây là phần thể hiện nội dung chính của email. Trong phần này bạn nên sử dụng các từ ngữ đơn giản, diễn đạt ý một cách ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu với người nhận.

Câu kết thúc (Concluding sentence):  đây là phần câu kết thúc email. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc để kết thúc email như: “look forward to + V-ing”

Chào hỏi cuối thư (Signing off): ở phần này bạn nên đưa ra tên họ của người gửi và dòng chữ trân trọng, thân ái. Trong trường hợp không trang trọng bạn có thể sử dụng những cụm từ như best, best wishes, take care…Trong trường hợp trang trọng bạn có thể sử dụng các cụm từ như “best regards, warm regards, yours sincerely”…